Pourquoi faut-il signer les e-mails?

Vous êtes nombreux à me contacter pour toute sorte de questions sur le métier d’artiste peintre. Vous êtes nombreux à m’envoyer des e-mails pour partager votre enthousiasme concernant mes articles et mes publications. Merci infiniment, c’est toujours très agréable à lire.

En revanche, je dois vous avouer que les messages non signés me désorientent terriblement, ils me mettent mal à l’aise.

Pourquoi ne pas signer ses e-mails ? Quelle étrange habitude…

La signature est l’élément important à ajouter en fin de message surtout dans un premier contact. Elle ne doit pas être négligée. Je vous explique tout cela en détail dans l’article qui suit.

Facebook, Twitter & tutti quanti :

Recevoir des e-mails sans signature est assez fréquent, et, je pense savoir d’où vient cette étrange tendance. A mon avis les réseaux sociaux et les smartphones y sont pour beaucoup.

Pour les échanges rapides en famille ou entre amis (ex : sur Facebook, Twitter, Skype, etc.), il n’est pas nécessaire de signer les messages. C’est complètement inutile puisque nos échanges sont reliés à notre page profil. C’est pratique, tout est déjà configuré pour faciliter la communication.

Tout devient différent quand on échange par e-mail, et l’ajout d’une signature en fin de message est alors plus que recommandée.

Certains pourront rétorquer “mais mon adresse e-mail suffit. Mes nom et prénom sont déjà indiqués !”

Dans ce cas-là, je répondrai que ce n’est pas au destinataire d’investiguer (en cherchant de droite et de gauche) pour connaître l’identité de la personne qui écrit. En règle générale, personne ne prend la peine de le faire. C’est donc à l’expéditeur de se présenter et de fournir tous les éléments importants au sein de son message.

De plus, l’adresse e-mail ne délivre pas toujours l’identité de l’expéditeur surtout lorsqu’on est contacté par [email protected]* (*: adresse inventée).

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Le B.A.-BA de la communication :

Vous communiquez régulièrement par e-mail ? Il est utile alors de rappeler quelques informations pratiques.

Tout message à titre professionnel destiné à un galeriste, un client, un collaborateur, un journaliste, une personne qu’on ne connait pas et à qui on s’adresse pour la première fois DOIT ETRE SIGNE après la formule de politesse.

EXEMPLES DE SIGNATURES :

• Prénom + Nom => Amylee Paris
• Prénom + première lettre du Nom => Amylee P.
• Pseudo => Amylee.

Vous ne faîtes pas partie des Anonymous ? Alors signez vos e-mails !

 

Les messages sans signature sont généralement :

• des échanges privés via smartphones (ex: texto, sms)
• des tchats entre amis ou avec la famille (sur Facebook, WhatsApp, Skype ou autre type de plateforme)
• des e-mails à titres informatifs, des publicités.
• des e-mails indésirables ou des spams.

A NOTER : Un e-mail SANS signature diminue le taux de réponse et termine souvent à la poubelle.

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Pas de signature, je me tâte à répondre… (Faux e-mail, juste un exemple)

 

Signer un e-mail c’est :

• indiquer son prénom et son nom OU uniquement son prénom OU son pseudo d’artiste
• savoir se présenter auprès d’un nouveau contact (surtout une personne extérieure à son entourage)
• d’éviter de déstabiliser ou d’agacer le destinataire par un message anonyme
• de faire la promotion de son activité artistique

A NOTER : Un e-mail AVEC signature augmente l’attention et renforce le sérieux de la communication engagée.

 

Bon à savoir

Pour gagner du temps, il est possible de créer au bas de tous ses e-mails des signatures personnalisées incluant du texte, des images ou un logo.

Il faut alors configurer sa messagerie électronique (Outlook, Yahoo, Gmail), son smartphone ou sa tablette, et sélectionner l’option qui permettra d’ajouter automatiquement une signature à chacun des messages envoyés.

“Comment insérer une signature automatique en fin d’e-mails ?” : de nombreux tutoriels sur YouTube expliquent en quelques clics la démarche à suivre.

 

Ma signature automatique s’affiche à chaque ouverture d’un nouvel e-mail

 

J’imagine que lors d’un prochain envoi d’e-mail, vous repenserez aux quelques lignes de cet article. La signature c’est la dernière impression qu’on laisse. Alors, tâchons d’augmenter notre taux de réponse jusqu’à la dernière ligne !