Invitation Exposition : la solution pour vos emailings

Lors d’une exposition d’artiste, l’e-mail d’invitation n’est pas à prendre à la légère. Il a pour objectif d’attirer l’attention et de susciter la curiosité.

Je reçois fréquemment des invitations d’artistes et je constate encore que beaucoup ne valorisent pas leurs messages.

Voici donc ci-dessous une liste ASTUCES pour vous aider à optimiser vos e-mails d’invitations et ainsi communiquer plus efficacement avec vos destinataires !

Le message de l’email

1. Ça semble peut-être évident mais dire bonjour est primordial dans toute communication, alors ne le négligez pas dans le message.
2. Un vocabulaire simple, précis et enthousiaste mentionnant les principales informations de l’événement : lieu, date et heure.
3. Une courte introduction de l’exposition. Les messages trop longs rebutent et font perdre du temps.
4. La forme du texte à privilégier : une structure sobre et aérée.
5. Les phrases trop colorées et les textes bariolés sont à bannir. Très souvent utilisé chez les artistes, ce procédé détourne pourtant le regard.
6. Le corps du texte se limite à une seule et même taille de caractère, 2 maximum si vous souhaitez appuyer sur certains mots importants.
7. La typographie sélectionnée doit être lisible et parcourir tout le texte. Dernièrement, j’ai reçu une invitation où la typo changeait toutes les 2 phrases.
8. Evitez les messages TOUT EN MAJUSCULES.
9. Pour plus de détails et afin d’alléger le message, vous pouvez ajouter un lien vers un site internet dédié à l’exposition ou un Communiqué de Presse en pièce jointe.
10. Évitez l’erreur trop fréquente d’envoyer des pièces jointes sans message. Il arrive que parfois les pièces jointes ne s’ouvrent pas chez le destinataire, le message apporte alors les informations nécessaires.
11. Pour les invitations particulières (journalistes, blogueurs ou personnalités importantes), nommez la personne en tout début de votre message. Vous aurez plus de chance d’être lu !
12. Soignez l’objet du message. L’objectif est de susciter la découverte, en particulier si les destinataires reçoivent vos e-mails pour la première fois.
13. En signature du message, ajoutez votre site web + la page Facebook.

Les pièces jointes à ajouter

Selon les besoins, les documents les plus courants à inclure dans les pièces jointes sont :

1. Le visuel officiel de l’exposition (invitation).
2. Le Communiqué de Presse détaillant l’événement.
3. 1 ou 2 visuels présentant 1 ou 2 œuvres exposées.

• Textes, images, vidéos peuvent être envoyés conjointement avec un e-mail. Veillez à ce que tous les documents soient exploitables par le destinataire.
• Utilisez des formats courants comme .doc (Word) pour les textes, .jpg (Jpeg) ou .PDF pour les images.
• Ajoutez 1 ou 2 photos séparément afin de permettre aux journalistes web et aux blogueurs de les reprendre facilement pour les besoins de leur article.
• Privilégiez des photos de belle qualité, enregistrées au format web 72 DPI (1000 x 1000px).
• Evitez les fichiers lourds qui dépassent les 3 ou 4 Mo.

Le champ [Cci…] est à utiliser lors d’envois multiples.

L’envoi groupé

• Soyez professionnel(le), préservez les e-mails de vos contacts en vous servant du champ [Cci…] de votre message au lieu de [À…]

Il est possible de cacher tous les e-mails à l’ensemble des destinataires d’un message groupé avec la fonction [Cci…] ou Copie Carbone Invisible.

Je le fais systématiquement depuis que j’ai entendu dire que certains petits malins (après avoir reçu des emails groupés non cachés) récupéraient « cette liste » pour l’ajouter gratuitement dans leurs contacts et envoyer leurs actualités dès la prochaine occasion. Alors, mieux vaut envoyer en Cci !

Conclusion 

Si vous désirez compléter cet article et aider les artistes souhaitant optimiser leur communication, n’hésitez à partager vos lumières, vos méthodes dans les commentaires ci-dessous.