Comment écrire un email ou un courriel ? Mais surtout comment écrire de manière professionnelle et trouver des exemples inspirants pour nous orienter ?
Comment envoyer des messages qui captent l’attention et surtout déclenchent des réponses ?
Si vous vous posez l’une de ces questions, vous êtes tombé(e) au bon endroit. Félicitations !
Du côté des artistes
Les artistes, les artisans, les créateurs de pièces uniques sont souvent désorientés face à l’envoi d’un courriel à un professionnel (collaborateur, galeriste, curateur, client). Ils prennent trop souvent la rédaction à la légère.
Cet article est donc parti d’un constat très fréquent : “Soigner ses messages”
J’ai ressenti alors le besoin de publier cette “Page Ressource” pour aider les artistes dans leurs démarches, leur communication, et surtout pour les aider à quitter le profil d’artiste amateur pour celui d’artiste professionnel.
Voici donc une liste utile regroupant les notions essentielles à retenir dans la rédaction d’un e-mail entre professionnels. Des points clés qui déterminent le succès d’un message bien reçu et vite répondu.
BON A SAVOIR : je sais que nos amis québécois utilisent davantage le mot courriel à la place du mot e-mail, ce dernier est un anglicisme qui ne plait pas à tous. Dans mon texte, j’utiliserai cependant le mot e-mail qui est un vocabulaire bien plus utilisé chez moi au quotidien.
Bien écrire un e-mail professionnel
Dans le milieu de l’art, il est d’usage fréquent d’utiliser les e-mails pour communiquer. Moins formel que la lettre mais plus adapté que les DM ou les textos, l’e-mail professionnel est un outil de communication très puissant pour améliorer l’échange et la prise de contact entre 2 personnes. Comment faire ? Le secret est de suivre tout simplement quelques bons réflexes rédactionnels.
Vous allez me dire qu’écrire un e-mail prend plus de temps qu’un SMS ou un message privé sur les réseaux sociaux, sauf que contrairement aux idées reçues, un e-mail demande moins du temps qu’il n’y parait quand ce dernier est concis et structuré.
N’ayez crainte ! Dans cet article, je ne vais pas vous parler des e-mails fleuves qui ressemblent à des communiqués de presse ou à des newsletters, des textes qui détournent plus le regard qu’il ne le capte.
BON A SAVOIR : devant le flux incessant d’e-mails réceptionnés par jour, on peut très facilement développer des capacités cognitives qui aident à la gestion des messages reçus. Le cerveau humain a la capacité d’analyser en quelques secondes le professionnalisme, la courtoisie, l’humilité, la sympathie ou la fiabilité d’une personne dès l’ouverture d’un message. Il faut à peine trois secondes à une personne pour décider si elle répond ou non à un nouvel e-mail reçu.
Pourquoi utiliser l’e-mail ?
Plusieurs choix s’offrent aux artistes :
- Poser une question
- Obtenir un rendez-vous
- Démarrer une relation commerciale
- Candidater auprès d’une galerie
- Contacter un journaliste
- Féliciter ou encourager un collaborateur
- Prendre des nouvelles
- Promouvoir un événement
- Envoyer des renseignements ou une invitation
- Relancer un contact
Quel champ de destination choisir ?
Savez-vous faire la différence entre : A, CC, et CCI ?
Avant tout envoi d’e-mail, il est demande de sélectionner le bon champ de destination. Trois propositions s’offrent à vous : À, CC ou CCI.
- Dans champ A (Adressé), ajoutez les destinataires ;
- Dans le champ “CC” (Copie conforme), ajoutez seulement les personnes à informées dans la boucle ;
- Dans le champ “CCI” (copie carbone invisible), pour envoyer un message en toute discrétion sans montrer les personnes en copie.
Quoi indiquer dans l’objet d’un e-mail ?
Pour que votre message se démarque de la multitude d’e-mails reçus par votre destinataire, pensez toujours à bien intituler l’objet de votre e-mail.
Pensez l’objet du message comme l’intercalaire d’un classeur « simple et concis ». A la manière d’un titre, privilégiez un objet court (entre 5 à 7 mots) qui précise votre démarche ou le sujet abordé de la conversation.
Évitez les articles, les pronoms, les verbes, les adverbes ou pire encore l’absence d’objet. Un oubli qui ne donne pas envie d’ouvrir le message en prenant des allures de spam.
Préférez ” Candidature artiste » plutôt qu’un objet du type “Contact” ou encore “Bonjour”.
Rédigez un e-mail efficace
Nul besoin de poésie ou de philosophie pour rédiger un e-mail professionnel. Le message doit être “droit au but”, et aller à l’essentiel. Pour rédiger un e-mail efficace, la meilleure solution consiste à procéder par une idée, une question, ou une thématique qui sera abordée dans le message. Une idée (voir 2 maximum) pour un message !
BON A SAVOIR : pour les messages qui nécessitent une rafale de réponses, pensez plutôt à écrire un e-mail sous forme de demande de RDV téléphonique ou visioconférence. Il sera plus aisé ainsi de poser toutes vos questions et d’avoir toutes vos réponses à l’oral.
Je vous partage ci-dessous une checklist pour vous permettre d’analyser vos e-mails en seul coup d’œil.
- Personnalisez et ciblez toujours le message. Les e-mails collectifs, de type “groupés” surchargent inutilement la messagerie surtout si l’on n’est pas directement concerné. Pour info, ces messages ont un très faible taux d’ouverture
- Développez une pensée structurée, méthodique et concise.
- Pensez à rédiger une quinzaine de lignes maximum composé de phrases courtes.
- La première phrase du message est déterminante ; c’est ELLE qui donne envie (ou pas) au lecteur de continuer sa lecture. Lors d’un premier contact, utilisez toujours cette phrase pour parler du destinataire et ce que vous appréciez tout particulièrement chez lui (sa communication, son actualité, ses services, ses conseils, ses œuvres, ses évènements.
- Aérez bien tout le texte du message, ajoutez si besoin des mots en gras (mais pas trop) pour faire ressortir les infos les plus importantes à retenir (comme date, adresse, prix…)
- Soignez le prénom ou le nom de la personne à qui vous écrivez car cela fait toujours mauvaise impression de recevoir un message avec son prénom écorché.
- Allez à la ligne aussi souvent que possible. La lecture sera ainsi plus rapide et bien aisée pour le lecteur.
- Évitez les textes écrits entièrement en majuscules. Dans le monde de la communication moderne, le tout majuscule veut dire CRIER ou parler très TRES FORT !
- Évitez les messages qui se composent de phrases de différentes couleurs et en diverses typographies. L’effet arc-en-ciel dans des phrases ralentit la vitesse de lecture et parasite la bonne compréhension. Supprimez l’idée de votre esprit qu’un paragraphe en rouge attire plus l’œil qu’un texte en noir. Fausse Bonne Idée !
Restez courtois
- Saluez toujours votre destinataire au début et à la fin du message. Un bonjour ne coûte rien, renforce le respect et ouvre bien des portes.
- Ajoutez le prénom de la personne pour attirer davantage son attention. Un détail qui montre précisément à qui s’adresse le message.
- Signez toujours vos e-mails en ajoutant votre prénom, ou nom + prénom, ou Pseudo d’artiste à la fin du texte. La solution de facilité est de définir une signature automatique qui s’affiche à chaque création de nouveau message
Adoptez les bons réflexes
- Adoptez toujours une approche personnalisée et conviviale surtout lors d’un premier contact.
- L’astuce est de parler de la personne concernée, de la favoriser avant de parler de vous. N’hésitez pas à mentionner vos points communs, les solutions ou les idées que vous envisagez dans cette future collaboration ou de complimenter si vous partagez une critique constructive.
- Proposez toujours une attente concrète dans votre message : demande de RDV, échange en visioconférence, appel téléphonique, question spécifique
- Préférez les formulations affirmatives : ” Je reste à votre disposition pour...” plutôt qu’une phrase négative “ N’hésitez pas à revenir vers moi”
- Soignez l’orthographe et la grammaire, la structure du texte et la syntaxe des phrases. Des applications en ligne, gratuites peuvent vous aider à affiner l’orthographe.
- Vérifiez le destinataire et relisez une dernière fois le message avant de l’envoyer.
- Retracez en quelques mots l’historique de vos échanges si besoin (surtout après un échange téléphonique afin que le personne vous resitue)
Évitez les erreurs de débutant
- Évitez d’utiliser les abréviations dans les formules de politesse. Les “BJR” (Bonjour), “SLT” (salutations) ou “CDT” (cordialement) sont interprétés souvent comme irrespectueux.
- Ne cherchez pas à vendre un produit, mais cherchez plutôt à obtenir un rendez-vous ou un passage à l’action de votre destinataire.
- Évitez l’emploi d’e-mail groupé où tout le monde répond à tout le monde sans tenir compte des autres personnes qui ne sont pas concernées.
Soignez vos créations
Vous pouvez utiliser cet article comme une liste récapitulative qui peut vous aider dans l’analyse de tous vos e-mails ou vous guider dans la suppression de vos mauvaises habitudes. Des mauvais plis que l’on prend rapidement au quotidien parce que l’on oublie trop souvent les bases d’une bonne communication sous l’effet de mauvais choix. Nos messages faits à la “va-vite” ou “à l’arrache” s’appauvrissent.
L’e-mail est une création au même titre qu’un tableau, une sculpture ou une photographie. Une création écrite qui a le mérite d’être le reflet de votre image de marque ou de votre empreinte professionnelle et artistique.
Par conséquent, n’hésitez pas à soigner vos messages comme vous le faîtes déjà avec vos œuvres peintes ou sculptées.
Prendre soin de sa communication, c’est affiner son image d’artiste, d’entrepreneur, de professionnel aux yeux de toutes les personnes que vous rencontrerez au cours de votre parcours. Mieux vaut donc laisser une bonne impression dans tous les cas !
