15 Étapes-Clés pour Préparer un Salon Artistique

Le salon est un outil de communication qui permet de se faire connaître des galeristes, des marchands d’arts, des journalistes spécialisés mais aussi de multiplier les contacts ciblés et de provoquer les rencontres pour de nouveaux projets. Participer à un salon est un investissement, il est donc nécessaire de bien s’organiser pour optimiser sa rentabilité.

Comment bien préparer un stand et réussir son salon professionnel ?

Cet article se propose de faire ressortir les points essentiels à prévoir lors des préparatifs: objectifs, communication et organisation.

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L’avant salon :

1) Le repérage

Avant toute participation, il est toujours très malin de visiter les salons qui intéressent. La visite permet d’observer la disposition et la grandeur des stands, la circulation dans les allées, la fréquentation, la sélection d’artistes présentée.

MON EXPÉRIENCE: Je n’hésite pas à discuter avec les artistes sur leur stand pour avoir des retours plus détaillés concernant la manifestation, les organisateurs et ainsi me faire une idée plus précise sur l’événement.

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2) Le budget

Préparer un salon nécessite un coût qu’il faut prévoir à l’avance. Dans le budget, il faut compter :

• les frais d’exposition (frais d’inscriptions avec location du stand, inscription au catalogue des exposants)
• les frais d’aménagement (mobilier, décoration, éclairage)
• les frais de communication (impressions invitations, cartes de visite, échantillons de cadeaux éventuels)
• les frais liés aux œuvres (emballage, transport, assurance)
• les frais de l’exposant (transport, hébergement, nourriture )

MON EXPÉRIENCE: Afin d’être couvert(e), il est utile de se renseigner sur l’assurance souscrite par l’organisateur du salon. Je prends également contact avec mon assureur pour plus de détails.

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3) L’inscription

Les stands proposés sur les salons d’art contemporain ont plusieurs superficies, tout dépend les espaces proposés par l’organisateur et le budget envisagé par l’artiste exposant. Les espaces sont compartimentés et généralement dépourvus de mobilier.

Deux choix de stands s’offrent à l’artiste exposant:

• Le stand collectif :  les frais sont répartis entre les exposants d’un même stand mais moins de place pour s’installer.
• Le stand solo : l’espace d’exposition est plus grand, mais les frais sont entiers.

MON EXPÉRIENCE: pour un premier salon, le stand collectif est une solution conviviale qui a beaucoup d’avantages. Une stratégie qui permet de partager les frais, de découvrir le milieu des salons artistiques, de se former auprès d’autres artistes, de s’essayer au commerce, et de mieux se préparer pour un prochain stand solo.

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4) Les invitations

Le rôle des organisateurs de salon est d’assurer la promotion de la manifestation mais il vaut mieux que l’artiste exposant invite directement ses contacts clients, collectionneurs, marchands d’art, journalistes ou blogueurs spécialisés Arts (envois d’e-mails).

MON EXPÉRIENCE: J’envoie les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la manifestation afin que les destinataires aient suffisamment de temps de s’organiser et puissent être disponibles le jour J..

Au cours du salon :

5) Les supports de communication

L’artiste a le choix : cartes de visites, cartes postales, brochures, communiqués de Presse, artbooks papier, catalogues et autres documents promotionnels doivent être prêts pour le jour J.

MON EXPÉRIENCE: Pour les salons, je privilégie, les cartes postales (en libre service) et le artbook papier (1 numéro consultable sur place et les autres sont mis en vente, à la disposition du public).

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6) Le stand

Sur un Marché d’Art Contemporain, l’événement se déroule souvent en extérieur ou dans des lieux trop grands pour être suffisamment chauffés. En hiver, pensez donc à être bien équipé(e) en vêtements chauds. Le stand d’intérieur est bien plus apprécié par les artistes mais aussi par les clients qui peuvent s’attarder plus longtemps devant les œuvres.

MON EXPÉRIENCE: Lors d’expositions, j’amène toujours avec moi un thermos de thé, du miel et de quoi grignoter, un excellent remède pour tous les coups de froid ou les coups de fatigue.

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7) Le mobilier

Renseignez-vous auprès de l’organisateur si du petit mobilier (gratuit ou en location) est prévu : tables, chaises, cimaises, crochets, éclairages. Dans le cas où le stand est nu, demandez s’il est possible d’apporter du petit mobilier (dans certaines manifestations le stand doit rester vide).

MON EXPÉRIENCE: Table pliante et chaise pliante sont à prévoir. Je les dispose bien au fond ou dans un coin du stand afin de laisser libre accès aux œuvres.

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8) L’exposition des œuvres

On ne peut pas tout montrer sur un stand. Évitez donc l’effet “trop plein”! Le stand est une mini galerie, un showroom qui doit inviter le client à entrer. Ne pas oublier qu’un visiteur ne passe pas plus de 2 secondes à déterminer s’il doit s’arrêter ou non.

MON EXPÉRIENCE: Je veille toujours à optimiser la circulation sur le stand. Pour attirer le regard, je privilégie les grandes œuvres (qui se voient de loin) et les petits œuvres (en stock ou réserve) qui facilitent les achats coup de cœur.

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9) L’accueil

Cela peut sembler évident mais être accueillant(e), convivial(e) et souriant(e) encourage les visiteurs à entrer sur le stand.

MON EXPÉRIENCE: Dans ce genre d’événements, je mets de côté l’attitude du « loir en hibernation » complètement recroquevillé et tête baissée sur un smartphone. 

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10) L’animation

Pourquoi ne pas animer le stand ? Si vous arrivez à dessiner en public, n’hésitez pas à organiser une démonstration de peinture, une distribution de goodies (badges, autocollants), ou offrir des gourmandises. Tout est susceptible d’étonner les visiteurs.

MON EXPÉRIENCE: Une petite distribution de sacs en tissu (visuel + nom d’artiste + numéro du stand). Ce cadeau fait-maison a toujours un succès fou (je sais, il a aussi un coût). De plus, une fois à l’épaule de la personne c’est une bonne Communication Visuelle dans tout le salon. 

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 11) La vente

La plupart des salons d’Art permettent les ventes : soit directement sur le stand de l’artiste soit à l’aide d’un guichet centralisé qui possède souvent un TPE pour simplifier les achats par CB.

MON EXPÉRIENCE: Puisque le salon est un événement avec une date limite, pourquoi ne pas proposer une offre spéciale salon ?

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12) Le stock

L’emballage : N’oubliez pas d’être suffisamment fourni en emballages, scotch et papier bulle.

Les œuvres : Prévoyez un peu de stock en réserve surtout pour les petites oeuvres. Ce stock vous sera utile pour remplacer les pièces vendues ou permettra d’en montrer davantage si un client est intéressé.

MON EXPÉRIENCE: Des nappes longues sur des tables pliantes deviennent alors de super réserves pour stocker les tableaux et les emballages.

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13) Le cahier de contacts

Pour une bonne rentabilisation, la constitution d’une liste regroupant tous les contacts obtenus durant le salon est absolument indispensable. Prévoyez donc le matériel nécessaire!

MON EXPÉRIENCE: Je pense toujours à mettre dans mes affaires un cahier et un stylo accroché à un ruban. Sur la première page j’indique à la main que ce cahier est destiné aux personnes souhaitant recevoir les prochaines actualités de l’artiste.

14) L’après Salon

Ne perdez pas de temps, dès la semaine suivante, il vous faudra penser à :

• Envoyez la documentation demandée par certains contacts.
• Livrez les clients en attente d’œuvres non récupérées sur le stand.
• Remerciez (par e-mailing) les nouveaux contacts de leur passage sur le stand.
• Travaillez sur les commandes effectuées sur le salon.

MON EXPÉRIENCE: Le suivi permet de se donner l’opportunité d’avoir de nouveaux contacts et de fidéliser ses propres clients. C’est également l’occasion de véhiculer l’image d’un artiste réactif et sérieux.

15) Le petit mot de la fin

Maintenant, vous êtes un peu plus au courant des démarches à suivre et des points à retenir pour l’organisation d’un salon, d’une foire, d’un festival. Je tiens à préciser que les salons ne sont pas tous bons. Il vous faudra donc faire une sélection. J’invite fortement les artistes à visiter les événements qu’ils prévoient de faire, et de se renseigner un maximum avant de se lancer.